مهارات تنظيم الوقت

تعريف إدارة الوقت:

إدارة الوقت "هي عملية تنظيم وتخطيط كيفية تقسيم وقتك بين أنشطة محددة. تمكنك إدارة الوقت الجيدة من العمل بشكل أكثر ذكاءً - وليس أكثر صعوبة - بحيث يمكنك إنجاز المزيد في وقت أقل ، حتى عندما يكون الوقت ضيقًا وتكون الضغوط كثيرة. الفشل في إدارة وقتك يضر بفعاليتك ويسبب لك الكثير من القلق والتوتر.

يبدو أنه لا يوجد وقت كافٍ في اليوم. ولكن ، بما أننا جميعًا نحصل على نفس الـ ٢٤ ساعة ، فلماذا يحقق بعض الأشخاص الكثير مع وقتهم أكثر من غيرهم؟ الجواب يكمن في إدارة الوقت المناسب.

أكثر الناس المتميزين في إدارة وقتهم بشكل جيد للغاية يقوموا باستخدام تقنيات إدارة الوقت في هذا القسم، يمكنك تحسين قدرتك على العمل بشكل أكثر فعالية - حتى عندما يكون الوقت ضيقًا وتكون الضغوط مرتفعة.

تتطلب إدارة الوقت المناسب تحولًا مهمًا في التركيز من الأنشطة إلى النتائج: كونك مشغولًا لا يتسم بالفعالية. (المفارقة هي أن العكس غالبًا ما يكون أقرب إلى الحقيقة).

غالبًا ما يحقق قضاء يومك في موجة من النشاط الضعيف، لأنك تقسم انتباهك بين العديد من المهام المختلفة. تتيح لك إدارة الوقت الجيد العمل بشكل أكثر ذكاءً - وليس أكثر صعوبة - بحيث يمكنك إنجاز المزيد في وقت أقل.

ما هي إدارة الوقت؟

يشير مصطلح "إدارة الوقت" إلى طريقة تنظيمك وتخطيط المدة التي تقضيها في أنشطة محددة.

قد يبدو من البديهي تكريس وقت ثمين للتعلم عن إدارة الوقت، بدلاً من استخدامه للتواصل مع عملك، ولكن الفوائد هائلة وهي:

• زيادة الإنتاجية والكفاءة
• سمعة مهنية أفضل
• ضغط أقل
• زيادة فرص التقدم والتطور
• فرص أكبر لتحقيق أهداف مهمة في الحياة الطبيعية والحياة المهنية

يمكن أن يؤدي الفشل في إدارة وقتك بفعالية إلى بعض النتائج غير المرغوب فيها للغاية:

• التأخيرعن المواعيد النهائية وتسليم المشاريع
• تدفق العمل غير الفعال
• ضعف جودة العمل
• سمعة مهنية سيئة و الركود في العمل

سيكون قضاء بعض الوقت في التعلم عن تقنيات إدارة الوقت فوائد ضخمة ، الآن - وطوال حياتك المهنية.

نصائح لتحسين مهاراتك في إدارة الوقت:

عندما تتعلم وتحافظ على مهارات إدارة الوقت بشكل جيد ومستمر ، ستجد انك تستمتع بالتحرر من ضغوط المواعيد النهائية ومن الإجهاد بشكل عام. ستكون أكثر إنتاجية ، ومماطلة أقل ، وسيكون لديك المزيد من الوقت للاسترخاء ، مما يساعد على تقليل التوتر والقلق.

مهارات إدارة الوقت هي مثل الأحذية أو بنطلون جينز رائع - قد تضطر إلى تجربة عدة أزواج قبل أن تجد ما يناسبك تمامًا. إنها مختلفة لكل شخص وعليك أن تجد أفضل ما يناسبك. في ما يلي بعض النصائح قد ترغب في اقتراضها لتحسين مهاراتك في تنظيم و إدارة الوقت:

• حضر قائمة

الشيء في صنع القوائم هو أنه يتعين عليك بالفعل استخدامها. قد ترغب في تعيين تذكيرات على هاتفك وجهاز الكمبيوتر الخاص بك. تعمل القوائم بالفعل إذا كنت تستخدمها. أحد أهم الأشياء هو التأكد من أن قائمتك قابلة للتحقيق. لا أحد يريد قائمة مهام مكونة من 30 عنصرًا ويتعين عليه، في نهاية اليوم، إلقاء نظرة على العناصر العشرين التي لم يتم تنفيذها. حدد أولويات احتياجاتك واحتياجات الآخرين وخطط وفقًا لذلك. قد ترغب حتى في عمل ثلاث قوائم - شخصية ، منزلية وعملية.

• تحديد المواعيد النهائية

مرة أخرى، لا فائدة من تحديد المواعيد النهائية إذا اتخذت قرارات تنفيذية لدفعها دائمًا إلى الوراء. حدد موعدًا نهائيًا وابذل قصارى جهدك للالتزام به. حدد الموعد النهائي الخاص بك قبل أيام قليلة من تنفيذ المهمة. يتيح هذا إمكانية حدوث أشياء أخرى في الطريق ، ولكنه يسمح لك أيضًا بإنجاز المهمة.

• وقف تعدد المهام

يبدو لكثير من الناس في الحياة العملية والشخصية أن تعدد المهام في كثير من الأحيان يعطي نتائج أكثر وأسرع والبعض يعتقدون أنهم حققوا المزيد من الإنجاز، لكنه ليس دائمًا الطريق الأكثر إنتاجية أو كفاءة. دعونا نواجه الأمر، عقولنا تعمل بشكل أفضل عندما نكون قادرين حقًا على التركيز والتركيز على شيء واحد.

• تعزيز المسؤوليات

بالنسبة لأولئك الذين يحبون وضع جميع الأمور تحت السيطرة والتخلص من أكبر قدر ممكن من التوتر والقلق، فإن التفكير في هذا من المرجح أن يثير بعض القلق. حقيقة الأمر هي أنه بغض النظر عن مدى صلاحيتنا، لا يمكننا أن نفعل كل شيء. في بعض الأحيان نواجه أكثر مما يمكننا التعامل معه. التفويض ليس علامة على الضعف، ولكنه علامة على الذكاء. ابحث عن أشخاص أكفاء وموثوقين وشاركهم بعض المسؤوليات. سيسمح لك أن تكون أقل توترا وأكثر إنتاجية.

• استخدم وقت الفراغ

هذه الفكرة قد تتطلب بعض التوازن. يعد استخدام وقت الفراغ أو الوقت الذي تستمتع به بدون عمل او حركة مستمرة، فرصة ذهبية لتخطيط وتحديد الأولويات وقد يبدو أمرًا سيئًا على الجانب الآخر ويمكن أن يؤدي إلى زيادة التوتر والإرهاق. ومع ذلك، إذا وجدت نفسك جالسًا في حركة المرور في الصباح الباكر، فقد يكون هذا هو الوقت المناسب لبدء تحديد أولويات يومك أو وضع خطط لتناول العشاء. إذا كنت تنتظر في مكتب الطبيب ، فقد يكون هذا هو الوقت المناسب لكتابة قائمة البقالة. (فقط لا تنسى ذلك.) إذا كانت لديك فرص مثل هذه، فاستفد منها، ولكن تذكر أيضًا أن تستخدمها للاسترخاء حسب الحاجة.

• الوعي الذاتي:

أن تكون مدركًا لذاتك هو أمر مهم جدًا لمهارة إدارة الوقت. ومن المهم أن تعرف دورات الطاقة الخاصة بك: عندما تكون في ذروتك وعندما تتباطأ. هذا يساعدك على معرفة متى تفعل المهام في الوقت المناسب لها.

معرفة ما يساعد على زيادة طاقتك يتيح لك الاستعداد والتصرف عندما تبدأ طاقتك في الانخفاض. ومن المهم أيضًا التعرف على الوقت الذي تحتاج فيه إلى الراحة أو الراحة والابتعاد عما تعمل عليه.

من المهم أن تعرف نقاط القوة والضعف والضعف لديك. أنت بحاجة إلى معرفة ما أنت جيد فيه وما لم تكن جيدًا فيه وما تستمتع به وما لا تتمتع به.

يمكن أن تساعدك معرفة هذه الأشياء على معرفة ما الذي تحتاج إلى تحسينه، وما المهام التي يجب التركيز عليها، وما المهام التي يجب تفويضها، وما إلى ذلك.

• فحص ومراجعة نفسك بصدق

أن تكون قادرًا على فحص ومراجعة نفسك (بأمانة) بشكل متكرر يساعدك على معرفة مكانك جيدًا وأين تحتاج إلى التحسين. إذا كان، "للمظاهر أو من أجل مصلحة أخرى"، حاولت التظاهر بأن لديك كل شيء معًا وأنك بخير، فإنك تخسر فرصة عظيمة للتحسن والتحسن والتطور نحو الأفضل.

افحص نفسك انظر أين أنت على ما يرام وأين تحتاج إلى العمل عليه.

أحد الاقتراحات لإجراء فحص يومي هو أن تسأل نفسك كل ليلة: "ما مدى جودة أدائي (بشأن الأهداف / الخطط / الأولويات / المجالات التي تعمل عليها)؟ أين فعلت بشكل جيد؟ أين يمكنني تحسين؟ ما هي الخطوات التي يمكنني القيام بها للتحسين؟ "

يمكنك أيضًا فحص أهدافك كل أسبوع والتعرف على مكانك ومدى حسن أدائك تجاه هذا الأسبوع.

• العثور على خيارات أخرى

على الرغم من أن هذا يعد أكثر من مهارة صنع القرار، فإنه يمكن أن يساعد أيضًا في تحسين إنتاجيتك. كبشر، من السهل علينا إيجاد طرق لإيجاد خيارات أخرى ومن ثم يمكن أن نضيع الوقت في محاولة تحديد أي منها يجب القيام به.

هل يجب أن أشتري هذا أم لا؟

هل يجب أن أتزوج هذا الشخص أم لا؟

هل يجب على التقدم لهذه الوظيفة أو الوظيفة الأخرى؟

هل يجب أن أفعل هذه المهمة أو تلك؟

في كثير من الأحيان، لا تكون القرارات واحدة أو أخرى. في بعض الأحيان هناك وفي بعض الأحيان، إذا نظرت، يمكنك العثور على طريقة للقيام بالأمرين معا.

أو هناك خيارات أخرى. ليس "يجب أن أشتري هذا أم لا"، بل يجب أن أشتري هذا؟ أو هل ينبغي على توفير أموالي مقابل شيء آخر؟ أو يمكن أن اقوم بفعل أي شيء آخر بأموالي؟ "...إلخ.

البحث عن خيارات أخرى. لا يمكن أن يساعدك هذا في تحقيق المزيد فحسب، بل يمكن أن يساعدك في التغلب على شلل القرار الذي يصيب الكثير من الناس عند محاولتهم لاتخاذ القرار السليم في أمر ما.

• الحفاظ على الصحة والطاقة

عاداتنا الصحية اليومية يمكن أن تؤذي أو تساعد إنتاجيتنا. إذا كنت تشعر بالإرهاق ونقص الطاقة باستمرار، أو إذا كنت مضطرًا للعيش على القهوة أو بعض أشكال الكافيين لمجرد البقاء نشيطًا طوال اليوم، فأنت تؤذي نفسك وإنتاجيتك بشكل فعال ومستمر.

عندما لا تحصل على قسط كافٍ من النوم، يؤلمك جسديًا وعقليًا. ليس لديك الكثير من الطاقة ولن تكون حادًا عقليًّا. إذا كنت تتناول الطعام غير المرغوب فيه باستمرار، فإنه سيضر بطاقتك بشكل سلبي.

بدلاً من ذلك، حاول الحصول على قسط كافٍ من النوم باستمرار (بشكل عام 6-8 ساعات). تناول الغذاء بشكل صحي. لا تتوقف عن ممارسة الرياضة بشكل يومي.

إن القيام بذلك سيساعدك على البقاء حادة عقليًّا ويمنحك الطاقة التي تحتاجها لإضفاء الحيوية على المهام والمشاريع الخاصة بك لهذا اليوم.

إذا كانت لديك مشاكل في النوم أو الطاقة تتجاوز هذه الاقتراحات ، فقد ترغب في الذهاب إلى الطبيب.

• لا بد أن تميز العاجل عن المهم:

من السهل الانغماس في الحياة اليومية والعمل، حصلنا على رسالة بريد إلكتروني أو شخص ما يأتي مع هذه المشكلة "العملاقة" التي يجب إصلاحها الآن. تبدو مهمة عاجلة لأنها حالة طارئة، ولكن عندما تنظر إليها من وجهة نظر طويلة الأجل، فإنها قد لا تكون في الحقيقة.

هل سبق لك أن قضيت يومًا مشغولاً للغاية ولكنك شعرت أنك لم تنجز شيئًا؟ ربما يرجع ذلك إلى أن يومك كان مليئًا بالمهام العاجلة بدلاً من المهام المهمة. هذه المهام العاجلة تبدو مهمة لأنها مباشرة أمامنا. ومع ذلك ، نحن بحاجة إلى تعلم كيفية التمييز بين الفرق.

هذا أحد الأسباب وراء معرفة أهدافك وأولوياتك وسبب أهمية التخطيط - فهو يساعدك على التمييز بين ما هو مهم وغير مهم. عندما يكون لديك أهدافك وأولوياتك وخططك أمامك، عندما ينبثق شيء "عاجل"، يمكنك استخدام تلك الأشياء لمساعدتك في تحديد ما إذا كانت هذه المهمة تستحق القيام بها الآن أم لاحقًا أم لا.

• تقليل مصادر الاضطراب

مصادر الاضطراب والتشويش هي قاتل الإنتاجية. سواء كانت خارجية أو قمت بإنشائها بنفسك، فإذا لم تقم بإدارتها، فستؤذيك. يمكن أن تأتي مصادر الاضطراب عن العديد من الاتجاهات: الأشخاص الذين يتوقفون عند كل بريد الإلكتروني والإشعارات التي تصدر أصواتها باستمرار وينبهون، وإلقاء نظرة سريعة على Facebook، وكرسي غير مريح، والغرفة ساخنة جدًا، وما إلى ذلك.

يجب عليك محاولة القتال ضدهم. إذا لم تتمكن من مقاومة إهدار الوقت على الإنترنت ، فاحصل على تطبيق مانع يقوم بذلك نيابة عنك. إذا كان الجو حارًا جدًّا في المكتب، فاحصل على مروحة إن أمكن (أو ابحث عن طريقة لخفض درجة الحرارة).

إذا استمر الأشخاص في مقاطعتك، فابحث عن طرق لإيقافهم (على سبيل المثال عن طريق إشارة عدم الإزعاج، وتحديد أوقات للزوار، وارتداء سماعات الرأس، وما إلى ذلك). قم بإيقاف تشغيل الإشعارات للبريد الإلكتروني والهاتف وفحصها فقط في أوقات محددة.

مصادر الاضطراب والتشويش ليس من الضروري أن تقوم بالتحكم بك. يمكنك العثور على طرق لإدارة هذه المصادر وتقليلها.

• تبادل معلومات

يتم تنفيذ العديد من المشاريع والمهام بشكل خاطئ أو سيئ بسبب ضعف التواصل. قد يكون من السهل أحيانًا افتراض أن شخصًا ما "يعرف" ما يجب القيام به أو كيفية القيام بذلك. أو في بعض الأحيان قد نخشى نحن أو الشخص الآخر طلب المساعدة أو التوضيح بشأن المشروع.

كلتا الحالتين هناك ملامح ظاهرة للمتاعب القادمة.

عندما يكون الاتصال غير واضح، أو أن العمل يتم بشكل خاطئ أو سيئ، فقد يتعين القيام به مرة اَخرى، وهذا يضيع الوقت والمال.

• التخلي عن الكمال

الكمالية يمكن أن تقتل الإنتاجية بشكل مباشر. في حين أنه من المهم أن نبذل قصارى جهدنا ، فإن إلقاء نظرة على المشروع لجعله "مثاليًا" يهدر الوقت فقط. هناك نقطة حيث إن، "جيد بما فيه الكفاية" حقا جيد بما فيه الكفاية.

والحقيقة هي أنه في بعض المهام (خاصة تلك التي ليست مهمة بالفعل)، قد ينتهي بك الأمر إلى إضاعة الوقت في "إتقان" تلك المهام بدلاً من قضاء ذلك الوقت في مهام أكثر أهمية. الكمال هو عدو الإنتاجية.

• التركيز إلى الأمام ، وليس إلى الوراء

نحن جميعًا نرتكب أخطاء. نحن جميعا نفشل. هذا يحدث. ما يهم هو ما نفعله بعد ذلك. في كثير من الأحيان نركز على أخطائنا. نحن نواصل النظر إليهم ونأسف لهم ونحارب لأجلهم. وقد نشعر بالاكتئاب بسببهم.

هذا مدمر. عندما تنظر للخلف، لا يمكنك التطلع إلى الأمام. نعم، يجب أن تأخذ الوقت الكافي للنظر في خطأك والتعلم منه، ولكن بمجرد الانتهاء من ذلك، يمكنك المضي قدمًا. ركز على ما أمامك، وليس خلفك. إنها الخطوة التالية الأكثر أهمية وليست الأخيرة. ركز على الخطوة التالية.

• كافئ نفسك

عندما تنجز شيئًا، احتفل به! كيف تحتفل بالأمر؟ متروك لك. وتأكد من أنه شيء تستمتع به حقًا.

المصادر والمراجع:

• https://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_00.htm
• https://psychcentral.com/lib/6-tips-to-improve-your-time-management-skills/
• https://www.theexceptionalskills.com/time-management-skills/
• https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english-arabic/spending
• https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/downtime