أفضل ممارسات الاتصال

التواصل الفعال: هو مهارة القيادة الحاسمة، لكنه يأخذ البعض من التدريب والممارسة. قادة المؤسسات، والمديرون التنفيذيون من المتوقع أن يتواصلوا بفاعلية مع أصحاب المصلحة والعملاء والموظفين.

دائمًا عندما تكون في دائرة الضوء، يتطلب ذلك منك مجموعة معينة من مهارات الاتصال. عليك التأكد من أن الموظفين سعداء وأن الجميع يشعرون بأنهم في حلقة مترابطة بشأن الأحداث الرئيسية للشركة أيضًا. في جوهر الأمر، من وظيفتك تحديد أسلوب ونبرة المؤسسة بأكملها.

من الواضح أن هدف الاستثمار في تكنولوجيا الاتصالات والمشاركة هو التواصل بشكل أفضل وزيادة المشاركة. لكن على المنظمات أن تفهم أن أي منبر، بغض النظر عن تقدمه، سيكون ذا معنى مثل المحتوى الذي يحتوي عليه. لهذا السبب تشترك جودة معينة في جميع أفضل الممارسات الناجحة في التواصل الداخلي في أنها تضع غرضًا حقيقيًا في صميم كل رسالة يشاركونها.

لقد قرأت مؤخرًا قصة شيقة حول شركة إعلانات صغيرة ولكنها متنامية. لسنوات، كانت لديهم مناقشات داخلية حول كيفية تحديد من هم حقا. هل كانت شركة رقمية؟ شركة لاستراتيجيات التسويق؟ استوديو تصميم؟ وكالة إعلانات؟

في الواقع، لقد كانت مزيجًا من كل هذه الأشياء، مما يعني أن فكرة اختيار علامة واحدة تجعلهم يشعرون أنهم سيضعفون أنفسهم بطريقة أو بأخرى. لكن في النهاية سئموا من الجدال والتزموا بتعريف أنفسهم على أنهم وكالة إعلانات كاملة الخدمات إيصال هذا القرار من خلال الأقوال والأفعال إلى الجميع في مؤسستهم.

حدث شيء مضحك بعد ذلك. من خلال تعريف أنفسهم بوضوح، وضعوا مسارًا هادفًا نحو أن يصبحوا الشركة التي لطالما أرادوا أن يكونوا. أخيرًا، كان لدى الموظفون والعملاء شعور ملموس بالهوية فيما يتعلق بمن هم كمؤسسة، وسرعان ما تبع ذلك نتائج في شكل جوائز الصناعة وزيادة الإيرادات.

من خلال مشاهدة هذه النتيجة، لعبت القيادة دورها لتوضيح وتطوير هدفها الأساسي باستمرار مع انضمام عملاء جدد وموظفين جدد. يعد الاتصال بقيمه الأساسية الآن جزءًا من أفضل ممارساته الداخلية، كما أنه يعمل على دفع نجاحه المستمر.

الاتصالات الداخلية الهادفة سوف تقطع شوطًا طويلاً نحو خلق إحساس بالمشاركة بين موظفيك. إن جعل كل موظف من موظفيك يشعرون بالمشاركة والالتزام بمبادراتك المهمة هو أضمن طريقة لضمان نجاحهم. لكن هذه ليست مهمة سهلة، لا سيما في هذا العصر التحويلي الذي تعتمد فيه الشركات أكثر فأكثر على المستقلين وقوى العمل التي غالبًا ما تكون في الموقع أو خارجها في المكاتب البعيدة التي تقودها حيثما تتطلب وظائفها.

هذا تطور رائع للمؤسسات والموظفين على حد سواء، مما يوسع من الإحساس التقليدي أين وكيف يتم إنجاز العمل. ولكن هذا أيضًا تحدٍ للأشخاص الذين يشعرون بأنهم غير مرتبطين بشكل متزايد وغير معزولين من مقر الشركة.

لحسن الحظ، هناك المزيد والمزيد من الأدوات لتزويد هؤلاء الأشخاص بالقدرة على الانخراط والشعور بشكل أفضل بالعمل الذي يقومون به والشركات التي يقومون بالعمل بها. تم تعزيز الاتصال الهادف بشكل خاص من خلال تكنولوجيا الهاتف المحمول، حيث انتقلت من التقنيات التقليدية السلبية في إشراك الموظفين الخبرات العملية الحقيقية التي تقود إلى تغيير دائم قابل للقياس.

ينقل الاتصال الهادف ملكية المبادرات من قاعات مجالس الإدارة والمكاتب التنفيذية إلى الحجرات وأرضيات المتاجر ومواقع العمل عن بُعد. يغير العقول ويحسن المواقف. ويمكن قياس آثاره ويعزز ويزيد العائد على الاستثمار في أي مبادرة.

لذلك، دون مزيد من اللغط، فيما يلي 8 أفضل ممارسات الاتصال لوضع هدف حقيقي في صميم اتصالاتك الداخلية.

أفضل ممارسات الاتصال الفعال

1- أعرف من أنت:

لدى معظم المؤسسات سبب يبرر وجودها أكثر من جني الأرباح. ولكن على الرغم من أنه يؤثر على الإستراتيجية، وصنع القرار، والسلوكيات على المستوى التنفيذي، إلا أنه غالبًا ما لا يتم التعبير عنه بشكل جيد للغاية بالنسبة للموظفين من الرتب والملفات. من الأهمية بمكان أن تثبت أهمية هدفك مع موظفيك بطريقة تجعلهم يهتمون بشركتهم وعلاقتهم بها.

يجب أن يكون التعبير عن هويتك هو محور كل اتصالاتك.

يتم التعبير عن الغرض بشكل أفضل من خلال رسائل واضحة وملهمة قابلة للربط وسهلة الفهم. يعتبر Twitter مثالاً رائعًا: "لمنح الجميع القدرة على إنشاء الأفكار والمعلومات ومشاركتها على الفور، دون حواجز". تعد Patagonia مثالًا آخر: "قم ببناء أفضل منتج، ولا تتسبب في أي ضرر غير ضروري، واستخدام العمل التجاري لإلهام وتنفيذ حلول الأزمة البيئية. "

الرسائل الخاصة بالاستراتيجية المرتبطة بالغرض الخاص بك ستتيح للقوة العاملة لديك أن تفهم تمامًا كيف ترتبط جهودهم الفردية بطموحات الشركة.

2- اهتم بالنقاط الرئيسية:

نحتاج جميعًا إلى الإلهام، ولكن حقيقة أن قلة قليلة من الناس يحصلوا على ذلك الإلهام من التواصل المنبعث من شركاتهم. تكمن المشكلة في أن الكثير منه يتجاهل قاعدة اتصال مهمة، وهي الاهتمام بالنقاط الرئيسية. "الكلام المؤسسي" المملوء باللا شيء يفتقر المعنى والتركيز على ما هو مهم. بالإضافة إلى أنه أمر مزعج. سوف تتيح الرسائل الحقيقية التي تتميز بلغة واضحة لموظفيك رؤية التحديات والفرص بوضوح، مما يجعلهم أكثر قدرة على فهم واستثمار أنفسهم في أي اتجاه تحاول قيادتهم له.

-3اروي قصة:

غالبًا ما يتم نسيان الحقائق والأرقام. القصص والتجارب القصصية أكثر فاعلية وتأثير ولا تنسى. استخدم سرد القصص قدر الإمكان لمساعدة موظفيك على فهم أهمية استراتيجيتك وقم بمنحهم أمثلة واقعية تعزز رسائلك. ابحث عن طرق للسماح لموظفيك بمشاركة قصصهم، واستخدامها لتعزيز فهم أكبر للسلوكيات التي تحاول تشجيعها، مع ردع تلك التي تأتي بنتائج عكسية. بشكل جماعي، سيكون لهذه القصص تأثير قوي على سلوكيات بناء الثقافة المتعلقة بالغرض الأساسي والأهداف الاستراتيجية.

٤. حدد الأولويات:

ليست كل الرسائل تحمل نفس الوزن. اسأل نفسك عما إذا كان الغرض من تلك الرسائل هو الإلهام أو التعليم أو التعزيز. تحديد نوايا الرسائل سيساعدك على تشكيل وتحديد الأولويات وكيف تجعل الرسائل تصب في مصلحة هذه الأولويات.

كن ملهمًا:

تكون الرسائل التي تلهمك مهمة بشكل خاص عندما تكون مرتبطة بإنجازات مهمة أو عندما تقدم مبادرات استراتيجية جديدة. ينبغي أن يبرز محتواها التقدم المحرز نحو تحقيق الأهداف، وتوضيح فوائد واضحة، وتقديمها بطريقة تجذب الانتباه وتدل على أهمية الإشارات. كما سنناقش لاحقًا، يمكن أن يلعب الوسط دورًا في هذا التصور (من المحتمل أن البريد الإلكتروني لن يقطعه)، لكنه في هذه الحالة أقل أهمية من الانطباع العام الذي تحاول أن تفعله. سواء كنت ترغب في توليد التفاؤل، أو توفير الحافز، أو تعزيز الفضول، أو تنبيه موظفيك إلى التغيير القريب، فستطبع بصمة ذاكرة دائمة عندما تحمل رسائلك ثقل المشاعر الحقيقية.

التعليم

بعد الانتهاء من عملية إلهام الموظفين، سيكون للتفسيرات حول القرارات الاستراتيجية لشركتك وخطط تنفيذها تأثير أكبر. كلما أمكن، يجب تسليم الرسائل التعليمية من خلال الحوار بدلاً من التفويض وإعطاء الأوامر من أعلى إلى أسفل النظام. ضع في اعتبارك استهداف المعلومات التعليمية للمجموعات الأصغر التي يمكنها الوصول إلى استنتاجاتها الخاصة والحصول على ملكية الخطط والأفكار التي قاموا بطرحها لتنفيذ مبادراتك.

التعزيز

يجب التعبير عن توضيحات حول الروابط بين الغرض من شركتك واستراتيجيتها وخططها لتنفيذها بنجاح مرارًا وتكرارًا من أجل تحقيق التغيير الدائم وتثبيته وتدعيمه. يمكن تقديم رسائل التعزيز هذه من خلال مجموعة متنوعة من التكتيكات والقنوات والخبرات. في النهاية، هدفهم هو غمر الموظفين بالمحتوى المهم وتعليمهم كيفية ربط أدوارهم باستراتيجية شاملة. سيسمح لك دمج هذه الرسائل بمبادرات التدريب والموارد البشرية الخاصة بك بتوصيلها بمقاييس تطوير الموظفين وأدائهم. وسوف نتحدث عن الغرض من إظهار التقدير (انظر النقطة رقم ٧)، من المهم أن نعترف بالأفراد والفرق الذين يجدون حلول ذكية وتحفزهم على التغيير الإيجابي ومكافأتهم.

٥. اجعل الوسط هو الرسالة

ما أشرنا أعلاه، هناك أوقات تكون فيها طريقة تسليم الرسالة بنفس أهمية المحتوى نفسه. لقد رأينا جميعًا كيف تغيرت طرق التواصل بين الناس بشكل هائل في السنوات الخمس إلى العشر الماضية؛ ولكن لا يزال، معظم الاتصالات المؤسسية تتخلف كثيرًا عن كيفية التواصل في الوقت الحالي. فكر في الطريقة التي يمكن أن تعمل بها التنسيقات المألوفة مثل مواقع التواصل الاجتماعية والشبكات والمدونات واللعب بشكل قوي على نشر رسائل شركتك. ولا تتجاهل ما هو واضح.

تقنية المحمول هي كيفية تواصل الناس عندما لا يستطيعون التحدث وجهاً لوجه (وأحيانًا حتى عندما يكون ذلك ممكنًا). يقضي الأمريكيون وقتًا أطول في إرسال الرسائل النصية بدلاً من التحدث على الهاتف، والرسائل النصية هي أكثر أشكال التواصل شيوعًا للأميركيين دون سن ٥٠ عامًا. وبعبارة أخرى، فإن التواصل الذي لا يصل إلى موظفيك بنفس الطريقة التي يتصلون بها مع بعضهم البعض. يكون تواصل ضعيف.

٦. كن واضحًا

عملية التواصل عن غرض مؤسستك يجب أن يأخذ اتجاه الوضوح. لا يمكنك فقط إرسال مذكرة عبر البريد الإلكتروني تعيد فيها بيان المهمة أو الرؤية المبهمة، وتتوقع أن يكون لها أي نوع من الجذب. يجب أن يكون من الواضح أنك إذا لم تتمكن من التعبير بوضوح عن هويتك كمؤسسة، فلا ينبغي لك أن تتوقع من الناس أن يتوصلوا إليها - خاصة إذا كانوا يشعرون بالفعل بالانفصال. لكن الموضوع أكثر من مجرد كلمات. من خلال اتخاذ قرارات عملية ملموسة تتوافق بوضوح مع هدف الشركة الذي يفهمه الجميع، يمكنك أن توضح للموظفين أن شركتهم تضع أموالها في مكانها الصحيح، مع قول كلمات حقيقية والعمل بها عن طريق اتخاذ إجراءات حقيقية.

7- أظهر الامتنان

يبحث معظم الأشخاص في مكان العمل عن أكثر من مجرد راتب. إنهم يريدون أن يتم تقديرهم لعملهم ويريدون أن يشعروا أنهم جزء من الفريق. هذه الرغبة في الاعتراف والاتصال ضرورية، مما يعني أن هناك غرضًا حقيقيًا للاعتراف بقيمة العمل الجيد.

الاعتراف - من الإدارة وكذلك أقرانها - هو مكافأة بحد ذاتها. من خلال إظهار التقدير، يمكنك غرس شغف التفوق. من خلال الاعتراف بالإنجازات، من المرجح أن يتجاوز موظفوك توقعاتك.

أبذل قصارى جهدك لإيجاد طرق مبتكرة وحقيقية لمنح أقرانك مصافحة عندما يعرضون سلوك الشركة الذي يتوافق مع هدفك المعلن بوضوح.

٨. كن متواضعًا:

عادة ما تأتي اتصالات الشركات من أعلى المستويات. لكن الحوارات على مستوى الأرض لا تقل أهمية، إن لم تكن أكثر أهمية. الموظفون أكثر عرضة للاعتقاد وتصديق بما يقوله القادة إذا سمعوا مناقشات مماثلة من أقرانهم. المحادثات بشكل عام أكثر إقناعًا وجاذبية من المراسيم ذات الاتجاه الواحد. لا أحد يحب أن يسمع ما يجب القيام به.

عند محاولة توصيل رسائل مهمة، عيّن فريقًا من الموظفين للعمل كممثلين للشركة، وقم بتدوير هذه المجموعة وفقًا للمبادرة، وإشراك أكبر عدد ممكن من الأشخاص. عندما تأتي رسالة من القيادة، تأكد من أنهم من أكثر قادتك وضوحا واحترامًا. وتجنب نوع "الانفجار الكبير" من أنواع التصريحات. لا تقم بمحاولة إنشاء دفقة كبيرة إلا إذا كنت مستعدًا للسباحة. بدلاً من ذلك، اجعل استقبال الاتصالات المتسقة حول مبادراتك جزءًا منتظمًا من الروتين اليومي للموظفين.

الأمر بهذه السهولة (أو ممكن لا)

آمل أن تساعدك بعض هذه النصائح، إن لم يكن كلها، على بث أفضل ممارسات اتصالاتك الداخلية بمعنى حقيقي. ولكن لنكن صادقين؛ في حين أن فكرة التواصل بهدف قد تكون منطقية، إلا أن هناك سببًا يجعل عدد قليل من المنظمات يجيدها. يستغرق الأمر ممارسة، ويستغرق وقتًا، ويستغرق نوعًا من التعاطف التنظيمي الذي لا يأتي إلا من الاستماع إلى موظفيك والتفكير بعمق في المعنى الكامن وراء الرسائل التي تحاول نقلها

أكبر نقطة مهمة هنا هي أنه إذا لم تكن واضحًا بشأن ما تحاول قوله، فلا يمكنك توقع أن يفهمك الناس ما لديك. هذا يعني أن الأمر متروك لك لبدء المحادثة حول من أنت كمنظمة - ومن تريد أن تكون. إذا لم يكن كلاهما متشابهين، فحينها يكون عملك متوقفًا عنك. لكن لا تيأس. من المؤكد أن مؤسستك لها هدف، وبمجرد أن تحدد ما هو الهدف بالضبط، يكون إنشاء الاتصال الهادف في متناول يدك.

شارك مع المنظمات المتشابهة في التفكير لزيادة فعالية اتصالاتك وتوسيع نطاق وصولك.

أظهر لأعضاء مجلس الإدارة العائد الذي سيحصلون عليه من الاستثمار في الاتصالات، سواء كانت زيادة الإيرادات أو النهوض بالمهمة أو بناء السمعة. ثم انتقل خطوة إلى الأمام وأشرك أعضاء مجلس الإدارة كسفراء لقضيتك.

حدد المعالم وقم ببناء نقاط تحقيق لتقييم فعالية اتصالاتك بشكل مستمر. اضبط استراتيجيتك بناءً على ما تتعلمه والنتائج التي تراها.