رسم الاستراتيجيات والخطط التدريبية
أهمية التدريب للموظفين
يعد تدريب الموظفين وظيفة أساسية للعديد من الشركات الكبرى وله أهمية كبيرة حيث إنه لا يساعد فقط على زيادة كفاءة الموظفين، بل إنه يساعد أيضًا في زيادة معنويات الموظفين، الأمر الذي قد يؤدي إلى زيادة الإنتاجية وتقليل معدل دوران الموظفين.
يميل الموظفون الذين يتلقون تدريبًا مصممًا لمساعدتهم على تحقيق الأهداف الشخصية والمهنية إلى الشعور بقيمة أكبر. فالذي يدور في ذهن المتدرب أنه إذا كان صاحب العمل مستعدًا لقضاء الوقت والمال في تدريبه، فمعنى ذلك أن صاحب العمل يعتقد أن هناك مكانًا له هنا على المدى الطويل. بالإضافة إلى ذلك، فإن التدريب الذي يتلقونه يمكن أن يساعد في وضعهم في وضع يسمح لهم بالتنافس على وظيفة أو ترقية عالية الأجر.
خطوات وضع استراتيجية التدريب
يجب على المدرب قبل وضع خطة التدريب أن يقوم أولًا بدراسة شركته بدقة من خلال جمع المعلومات الكافية حتى يتمكن من وضع خطة تدريب مناسبة للشركة. من أجل وضع خطة تدريب جيدة، يجب تحقيق مجموعة من الأهداف وهي:
- تحديد احتياجات التدريب.
- تحديد من يحتاج إلى التدريب.
- تحديد أهداف التعلم.
- معرفة أفضل طريقة للتدريب.
- معرفة جمهورك.
- تصميم مواد التدريب.
- تنفيذ الخطة.
- تقييم التدريب.
تحديد الاحتياجات التدريبية:
يمكن الاستعانة بكثير من موارد الشركة لتحديد الاحتياجات التدريبية لها مثل:
- أهداف الشركة: ارجع إلى الأهداف المعلنة لشركتك لمساعدتك في تحديد أهداف برنامج التدريب الشامل. قم بمواءمة أهدافك التدريبية مع أهداف الشركة بطريقة تجعل القوى العاملة تلبي أهداف الشركة عندما تحقق القوة العاملة أهدافك. تبدأ هذه العملية بتدريب توجيه الموظف الجديد.
- وصف الوظيفة: إدراج متطلبات الوظيفة المعلنة كقاعدة للتدريب المطلوب.
- شكاوى الموارد البشرية: راجع شكاوى الموظفين لتحديد أولويات التدريب على التمييز والمضايقات والعمل الإضافي مقابل وقت التعويض وقضايا الموظفين الأخرى.
- الالتزامات القانونية: يجب عليك التأكد من أن برنامج التدريب الخاص بك يشمل جميع التدريب المطلوب للوفاء بالالتزامات الحكومية والقانونية، مثل متطلبات إدارة السلامة والصحة المهنية ومتطلبات وزارة العمل، والمتطلبات الخاصة بالدولة، وغيرها.
تحديد الموظفين المحتاجين للتدريب
بمجرد قيامك بتجميع الموضوعات التي تحتاج إلى تدريب عليها، ستحتاج إلى معرفة الموظفين الذين يحتاجون إلى التدريب. استخدم موارد الشركة الأخرى لمساعدتك في تحديد من يحتاج إلى تدريب.
- سياسة الشركة. بالنسبة إلى مناطق أو مواضيع معينة، قد تحدد سياسات مؤسستك من الذي سيتم تدريبه. استخدم هذه التعليمات لبدء قائمة الموظفين المتأثرين.
- سجلات الموظفين. مراجعة انتهاكات السلامة أو الحوادث لتحديد ما إذا كان الموظفون قد يحتاجون إلى مزيد من التدريب على السلامة؛ لشكاوى المضايقة أو التمييز، والتي قد تشير إلى الحاجة إلى مزيد من التدريب على الحساسية؛ أو لمراجعات الأداء التي تشير إلى أن الموظفين قد يحتاجون - أو ربما طلبوا - المزيد من التدريب على المهارات.
- بيانات الأداء. راجع هذه المعلومات لتحديد نقاط الضعف في الأداء التي قد تتطلب تدريبات تنشيطية حول كيفية استخدام المعدات والآلات بشكل أكثر كفاءة أو في كيفية استخدام إجراءات أكثر إنتاجية. يمكنك أيضًا تطوير أساليبك الخاصة لتحديد الموظفين الذين يحتاجون إلى التدريب، بدءًا من غير الرسمي إلى الرسمي.
- الملاحظات. تبقي عينيك وأذنيك مفتوحة في مكان عملك ويمكنك تحديد الموظفين الذين يحتاجون إلى التدريب في مجالات محددة.
- مناقشات غير رسمية. تحدث مع الموظفين والمشرفين والمديرين للحصول على معلومات صريحة حول المناطق التي يشعر فيها الأشخاص بأنهم مؤهلون جيدًا لأداء وظائفهم والمجالات التي لا يشعرون فيها بالراحة.
- مجموعات التركيز. تتضمن هذه الطريقة اختيار مجموعة من الموظفين المختارين يدويًا وطرح أسئلة مصممة لهم تتعلق بالتدريب. يمنحك هذا النشاط فرصة لجمع البيانات من عدد قليل من الأشخاص في فترة زمنية قصيرة. تعد مجموعات التركيز مفيدة للعصف الذهني، والتي يمكن أن تكون مصدرًا مهمًا للمعلومات. تأكد من أن الأعضاء المختارين صريحون. مشارك هادئ قد يتردد في المساهمة.
- مقابلات. يمكن أن تكون المقابلات الشخصية فعالة للغاية لاكتشاف ما يريده تدريب الموظفين، ولكنها قد تستغرق وقتًا طويلاً للغاية. هذه الطريقة هي الأفضل للتدريب المتخصص الذي يؤثر على نسبة صغيرة من القوى العاملة.
- الاستبيانات. اكتب بعض الأسئلة الخاصة بالتدريب الذي تخطط له. هذه الطريقة فعالة للتدريب الاختياري أو لمجالات التدريب الجديدة التي ترغب في بدء البرامج فيها. حافظ على سرية الإجابات حتى يشعر الموظفون بالراحة عند تقديم مدخلاتهم.
- اختبارات المهارة أو المظاهرات. قم بإجراء اختبارات كتابية أو اطلب من الموظفين إجراء مظاهرات على معدات معينة لتحديد من يحتاج إلى تدريب إضافي.
تحديد أهداف التعلم
قبل البدء في إنشاء أي تدريب، من الأهمية بمكان أن تقوم بإنشاء قائمة أهداف التعلم.
أهداف التعلم هي قائمة بالأشياء التي يجب أن يتمكن العمال من القيام بها بعد اكتمال التدريب. هم "نجمة الشمال" التي ينبغي الإشارة إلى جميع جوانب التدريب الخاص بك. بمجرد إنشاء أهداف التعلم الخاصة بك، قم بإنشاء محتوى يغطي الأهداف - ولا شيء غير ذلك. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تقيّم فقط فهم العمال للأهداف، أي اختبارات أو اختبارات أو دراسات حالة أو تمرين عملي يتم إجراؤه أثناء التدريب لتقييم فهم العامل لديك للتدريب. وأخيرًا، يجب أن تركز أي ملاحظة للعمال عندما يعودون إلى العمل لتقييم فعالية التدريب أيضًا على أداء هذه الأهداف.
فإن أهداف التعلم هي التدريب النهائي للجميع. بدون أهداف، لديك سيارة خارج نطاق السيطرة بدون سائق.
اجعلها ذكية
عندما تكتب هدفًا، يجب أن يكون له خمس خصائص:
يجب أن يكون الهدف محددًا، مما يعني أنه تم تحديده بوضوح شديد ومعناه واضح للجميع.
يجب أن تكون قابلة للقياس، مما يعني أنه يمكن لأي شخص أن يوافق على ما إذا كان المتعلم يرضيها أم لا.
يجب أن يكون قابلاً للتحقيق، مما يعني أن المتعلم لديه حقًا فرصة لإرضائه.
يجب أن تكون ذات صلة، بمعنى أنها مهمة لوظيفة العامل.
ويجب أن تكون محددة زمنيًّا، وهذا يعني أنه سيكون من الواضح متى يجب أن يكون المتعلم قادرًا على تحقيق الهدف.
معرفة أفضل طريقة للتدريب
معظم المتعلمون يحبون التعلم ما يريدون وقتما يريدون وكيف يريدون، ويكون لهم أسلوبهم الخاص في التعلم ويكون ذلك من خلال أربعة عناصر وهي:
١▪︎ التحفيز: لتحفيز المتعلمين، يجب التعامل معهم بطريقة ودية وأيضًا إثارة القلق فيهم مع وضع مستوى مناسب من الصعوبة.
○ الإنجاز الشخصي: بما في ذلك الحصول على حالة عمل أعلى أو مواكبة المنافسين أو تجاوزهم
○ الرفاه الاجتماعي: بما في ذلك فرص العمل المجتمعي.
○ التوقعات الخارجية: مثل تلبية توقعات شخص لديه سلطة رسمية.
○ العلاقات الاجتماعية: بما في ذلك فرص تكوين صداقات جديدة تلبي رغبة الناس في تكوين الجمعيات.
○ التحفيز: الذي يكسر روتين العمل ويوفر تباينًا في حياة الموظفين.
○ الاهتمام بالتعلم: الذي يعطي الموظفين المعرفة من أجل المعرفة وإرضاء العقول الغريبة.
٢▪︎ تعزيز: استخدام كل من التعزيز الإيجابي والسلبي لتكون ناجحة في تدريب المتعلمين الكبار. استخدم التعزيز الإيجابي بشكل متكرر، مثل الثناء اللفظي، عند تدريس مهارات جديدة لتشجيع التقدم ومكافأة النتائج الجيدة. استخدم التعزيز السلبي، مثل التعليقات السلبية على مراجعة الأداء، لإيقاف العادات السيئة أو الأداء.
٣▪︎ احتفاظ: يجب على المتعلمين الاحتفاظ بما تعلموه من أجل تحقيق الفوائد على الصعيدين الشخصي وعلى مستوى الشركة. حقق معدلات استبقاء كبيرة من خلال تدريب المتدربين على مهاراتهم المكتسبة حديثًا مرارًا وتكرارًا حتى يصبحوا مألوفين ومرتاحين بما يكفي لضمان النجاح على المدى الطويل.
٤▪︎ نقل: يريد المتعلمون إحضار ما يتعلمونه في التدريب مباشرة إلى مكان العمل. يحدث التحويل الإيجابي عندما يكون المتعلمون قادرين على تطبيق المهارات المكتسبة في مكان العمل. يحدث التحويل السلبي عندما لا يستطيع المتعلمون تطبيق المهارات في مكان العمل.
اعرف جمهورك
من أجل جعل كل دورة تدريبية فعالة بقدر الإمكان، تحتاج إلى تحليل المشاركين في كل مجموعة. جمع المعلومات التالية حول أعضاء المجموعة:
- ما هي خلفياتهم؟
- ما مقدار التدريب الذي تلقوه في هذا الموضوع؟
- لماذا تعتقد الإدارة أنهم بحاجة إلى مزيد من التدريب؟
- هل هناك أي علاقة بين المتدربين والمدرب (معارف، وظائف مرتبطة)؟
- هل يتمتع أي متدرب بمستويات عالية من المسؤولية أو السلطة في المنظمة؟
- ما هي التركيبة السكانية للمجموعة؟
- كم عدد المتدربين في المجموعة؟
- ما هو متوسط العمر؟
- ما هي نسبة الرجال إلى النساء؟
- ما هو مستواهم التعليمي؟
- ما هو مستوى خبرتهم؟
- ما مقدار المعرفة السابقة لديهم حول موضوع الجلسة؟
- هل يعرف البعض أكثر من غيرهم؟
- ما هو الموقف العام للمجموعة؟
- هل هذا تدريب طوعي أم مطلوب؟
- هل يريدون أن يكونوا هنا؟
- ما رأيهم في الموضوع؟
- ما رأيهم في المدرب؟
- هل هم مجموعة ودية؟
- ما هي توقعاتهم؟
- يمكن للمدرب تلبية احتياجاتهم؟
- هل سيفيد التدريب المشاركين؟
- هل سيفيد التدريب المدرب؟ المنظمة؟
- هل يمكن أن يكون هناك عيوب نتيجة الدورة التدريبية؟
تحتاج أيضًا إلى معرفة نوع المتدربين. بشكل عام، يتعلم الناس في واحدة من ثلاث طرق:
بصري: يتلقى هؤلاء المتعلمون المعلومات بشكل أفضل من خلال مشاهدتها أو قراءتها. أدمغتهم معالجة المعلومات والاحتفاظ بها بمجرد رؤيتها. يستفيد هؤلاء المتعلمون من الإرشادات المكتوبة والرسومات والنشرات والمصروفات العامة ومقاطع الفيديو والمعلومات المرئية الأخرى.
شفهي: يتلقى المتعلمون الشفويون المعلومات بشكل أفضل عندما يسمعونها. يستجيبون بشكل أفضل للمتحدثين والمؤتمرات السمعية ومجموعات النقاش وجلسات الأسئلة والأجوبة والمعلومات الشفوية الأخرى.
حركي أو عن طريق اللمس: يتعلم هؤلاء المتعلمون عن طريق اللمس والمظهر. سوف يستفيدون من العرض ويخبرون أين تتوفر المعدات. كما أنها تستجيب جيدًا لمظاهرات الإجراءات الجديدة وفي إتاحة الفرصة لممارسة نفسها. سيكون لديك حتمًا جميع أنواع الطلاب الثلاثة في كل دورة تدريبية. لذلك، من المهم أن تقوم ببرمجة مجموعة من أساليب التدريس في التدريب الخاص بك.
تصميم مواد التدريب
أثناء تصميم المواد الخاصة بك، يجب وضع النقاط التالية في الاعتبار:
- إنه من المهم التصميم قبل الاندفاع إلى الخطوة التالية (التطوير)
- ركز دائمًا بشكل أساسي على الاحتياجات التعليمية لموظفيك، وليس على ما هو سهل للمدربين.
- قم فقط بإنشاء محتوى تدريبي وتقييمات ترتبط مباشرة بأهدافك التعليمية.
- قم بتضمين أكبر قدر ممكن من التدريب العملي أو المحاكاة: يتعلم الناس بالممارسة.
- كلما أمكن، ضع الموظفين في السيطرة على عملية التعلم (بدلاً من المدرب).
- افعل كل ما هو ممكن للسماح للموظفين بالتحدث والتفاعل مع المدرب ومع بعضهم البعض أثناء التدريب.
- تأكد من وجود الكثير من الفرص للتعليقات أثناء التدريب.
- قسّم مواد التدريب الخاصة بك إلى "قطع" صغيرة يسهل استيعابها وفهمها
- اطلب مواد التدريب "المقسمة" بطريقة منطقية — خطوة واحدة مبنية على خطوة أخرى، أو زمنيًّا، إلخ.
- حاول استخدام نهج "التعلم المختلط" الذي يتضمن التدريب في العديد من التنسيقات المختلفة (القائمة على الكمبيوتر، بقيادة المدرب، إلخ).
- حاول دمج سرد القصص والسيناريوهات في التدريب الخاص بك
- حاول أن تجذب مجموعة متنوعة من حواس العاملين لديك أثناء التدريب - البصر والسمع واللمس والشم والذوق (عند الاقتضاء وليس خطيرًا). يعد البصر أهم معنى للتعلم، لكن إضافة الآخرين عندما يكون ذلك ممكنًا يساعد.
تنفيذ الخطة التدريبية
من الخطوات الأخيرة ولكن ليست الأخيرة في تطوير وظيفة التدريب هي التنفيذ. ستكون أفضل استراتيجية عديمة الفائدة إذا لم يتم تنفيذها بشكل صحيح، لذلك من المهم أن تقضي وقتًا كافيًا مخصصًا للتنفيذ بمجرد وضع الاستراتيجية.
تقييم التدريب
لا تنتهي الخطة التدريبية بعد تنفيذها كما يعتقد البعض، ولكن يجب أولًا تقييم مدى فعاليتها وتأثيرها على الموظف والشركة.
تتضمن هذه الطريقة تقييم فعالية التدريب على أربعة مستويات مختلفة. هذه التقييمات الأربعة هي:
رد فعل الموظفين على التدريب:
هل أعجب الموظفون بالتدريب؟ هل شعروا وكأنهم تعلموا؟ يمكنك معرفة ذلك من خلال مراقبة الموظفين أثناء التدريب أو طرح آرائهم أو توزيع الاستبيانات. يمكنك توزيع الدراسات الاستقصائية الورقية بعد التدريب إذا كنت تريد، ولكن قد تحصل على نتائج أفضل إذا كان الاستطلاع عبر الإنترنت ومجهول الهوية.
التعلم الفعلي للموظفين
يجب أن تقيّم التقييمات أثناء التدريب مدى تعلم الموظفين الفعلي للأهداف. قد يشمل ذلك اختبارات بسيطة لقضايا المعرفة، أو دراسات الحالة، أو محاكاة الوظائف، أو تمارين عملية للمهارات والمواقف.
سلوك الموظف الوظيفي بعد التدريب
هل يأخذ العاملون المعارف / المهارات / المواقف الجديدة من التدريب ويطبقونها في مكان العمل؟ ستحدد ملاحظات سلوك عمل الموظفين أثناء العمل، وكذلك المقاييس الأخرى القائمة على الأداء.
نتائج الأعمال
هل أدى التدريب إلى الوصول إلى الهدف المنشود من العمل (على سبيل المثال، هل ارتفعت الإيرادات، هل انخفضت التكاليف، هل تم تصنيع المنتج الجديد بشكل صحيح، أم تم تقليل حوادث مكان العمل)؟
بعد الانتهاء من هذه المستويات الأربعة للتقييم، يمكنك تحديد أن التدريب كان فعالًا كما كنت تأمل، أو حتى أكثر من ذلك. إذا كان الأمر كذلك، تهانينا وعمل جيد. الآن يمكنك أن شعر بالرضا عن نفسك. من ناحية أخرى، قد تظهر هذه التقييمات أن التدريب الخاص بك لم يكن كل ما كنت تأمل أن يكون. إذا كان الأمر كذلك، فقد حان الوقت لمراجعة التدريب والحصول على خطة تدريبية أفضل تردي إلى نتائج أفضل، وليست نهاية الدنيا أن يكون تدريبك غير ناجحًا، لكن يجب دراسة الخطة مرة أخرى ومعرفة المشكلة فيها وبدأ العمل على تحسينها حتى تحصل على أفضل النتائج.
في النهاية
يعد التخطيط الاستراتيجي أمرًا ضروريًا للمؤسسات الناجحة، حيث إنه يوفر التوجيه الاستشرافي، ويحدد الأهداف القابلة للقياس، ويساعد على توجيه القرارات الرئيسية، ويوفر هيكلًا لتقييم التقدم والبيانات لاتخاذ الإجراءات التصحيحية، لذلك يجب التخطيط بدقة ودراسة كل ما يستلزم لوضع الخطة التدريبية بجدية شديدة حتى تصل إلى أفضل خطة تدريبية ممكن أن ترفع من مستوى الموظف وبالتالي رفع مستوى الشركة.
المراجع:
- https://hrdailyadvisor.blr.com/2018/05/03/developing-effective-training-strategy/
- https://simplifytraining.com/article/creating-a-custom-training-plan/
- https://www.convergencetraining.com/blog/how-to-create-an-effective-training-program-8-steps-to-success
- https://trainingindustry.com/blog/strategy-alignment-and-planning/6-steps-to-develop-a-strategic-plan/