تطوير مؤشرات الأداء وفقًا للممارسات العالمية

مؤشر الأداء الرئيسي

هو عبارة عن قيمة قابلة للقياس توضح مدى فعالية الشركة في تحقيق الأهداف التجارية الرئيسية. يجب أن يكون مؤشر الأداء الجيد بمثابة بوصلة، يساعدك أنت وفريقك على فهم ما إذا كنت تسلك المسار الصحيح نحو أهدافك الاستراتيجية.

أهمية مؤشرات الأداء

لا تعد مؤشرات الأداء الرئيسية للشركة ضرورية لرصد الأداء المالي فحسب، بل يمكنها أيضًا المساعدة في تحسين معنويات الموظفين ورضا العملاء وأهداف شخصية أخرى أكثر أهمية لنمو عملك ونجاحه.

تتضمن أسباب أهمية مؤشرات الأداء الرئيسية ما يلي:

قياس الهدف. مؤشرات الأداء الرئيسية هي القياسات التي تعرف بها ما إذا كان عملك يحقق أهدافه الاستراتيجية أم لا.

توفير المعلومات والتعليقات. إنها توفر لقطة بسيطة وثاقبة للأداء العام للشركة، بالإضافة إلى معلومات موثوقة في الوقت الفعلي لاتخاذ قرارات فعالة.

التعليم. تخلق مؤشرات الأداء الرئيسية أجواءً من التعلم في المنظمة لأنها تولد محادثات بين الموظفين يمكن أن تؤدي إلى الابتكار وفهم أفضل لاستراتيجية العمل.

معنويات الموظفين. يمكن أن يكون تلقي تعليقات أو حوافز إيجابية للقاء مؤشرات الأداء الرئيسية مجزية ومحفزة للموظفين. بدون قياس النتائج، يمكن بسهولة تجاهل العمل الجيد.

الاتساق والاستمرارية. قد يتغير الأشخاص والأولويات والأهداف في العمل بمرور الوقت، ولكن يجب أن يظل قياس مؤشر الأداء الرئيسي ثابتًا. هذا ضروري لرصد الأهداف الاستراتيجية طويلة الأجل.

توقعات التدفق النقدي. تتيح التنبؤات بالتدفقات النقدية للشركات تقييم ما إذا كانت مبيعاتها وهوامشها مناسبة، وبالتالي فهي واحدة من أهم مؤشرات الأداء الرئيسية للشركات الصغيرة لتتبعها. لجعل التنبؤ بالتدفق النقدي الخاص بك، قم بإضافة إجمالي النقد الذي حققته شركتك في المدخرات إلى القيمة النقدية المتوقعة للأربعة أسابيع القادمة، ثم قم بطرح النقد المتوقع في الأسابيع الأربعة التالية.

معرفة معدل نمو الإيرادات. قد يكون الأمر واضحًا، لكن نمو الإيرادات يشير إلى المعدل الذي يرتفع فيه دخل الشركة، أو نمو المبيعات. للعثور على معدل نمو الإيرادات، ابدأ بإجمالي إيرادات نشاطك التجاري للعام الحالي. بعد ذلك، قسّم الإيرادات الحالية على إجمالي الإيرادات عن العام السابق للعثور على معدل النمو.

من خلال حساب معدل نمو الإيرادات بانتظام، يمكنك تقييم ما إذا كان النمو في ازدياد أم تناقص أو هضبة. استخدامه لإجراء أي تغييرات ضرورية للبقاء مربحة.

معرفة معدل دوران المخزون. يقيس معدل دوران المخزون عدد المرات التي يتم فيها بيع المخزون أو استخدامه في فترة زمنية معينة، وهو ذو قيمة لأنه يكشف عن قدرة الشركة على نقل البضائع. يمكن العثور على معدل دوران المخزون عن طريق إضافة تكلفة المخزون المباع، ثم قسمة هذا الإجمالي على قيمة الباقي في نهاية العام.

في حين أنه من الطبيعي أن تسعى الشركات إلى تحقيق معدل دوران مرتفع، إلا أن الشركات يجب أن تكون حذرة من تحقيق هذا الهدف من خلال خفض الأسعار بشكل كبير للغاية. حساب معدل دوران المخزون الخاص بك يمكن أن تساعدك على قياس والتخطيط للتعديلات في المخزون حسب الحاجة.

معرفة حصة السوق النسبية. أحد أهم مؤشرات الأداء، يوضح لك الحصة النسبية في السوق مقدار سيطرة سوق معين على نشاطك التجاري كنسبة مئوية. بعد العثور على حصتك في السوق، قم بطرح هذه القيمة من 100 للعثور على النسبة المئوية للسوق التي تسيطر عليها الشركات الأخرى. ثم قسّم حصتك في السوق على النسبة المئوية للسوق غير الخاضعة للسيطرة. من خلال ضرب النتيجة في 100، يمكن للشركة العثور على حصتها النسبية في السوق.

تصميم مؤشر الأداء

مؤشرات الأداء الرئيسية هي عناصر خطتك التي تعبر عما تريد تحقيقه عندما. إنها العبارات القابلة للقياس الكمي والقائمة على النتائج التي ستستخدمها لقياس ما إذا كنت على الطريق الصحيح لتحقيق أهدافك. تستخدم الخطط الجيدة 5-7 مؤشرات الأداء الرئيسية لإدارة وتتبع التقدم المحرز في خطتهم. يتضمن تشريح مؤشر الأداء المنظم ما يلي:

مقياس. يجب أن يكون لكل مؤشر من مؤشرات الأداء الرئيسية إجراء. أفضل مؤشرات الأداء الرئيسية لديها تدابير أكثر تعبيرًا.

الهدف. يحتاج كل مؤشر من مؤشرات الأداء الرئيسية إلى هدف يتوافق مع قياسك والفترة الزمنية لهدفك. هذه بشكل عام قيمة رقمية تسعى لتحقيقها.

مصدر البيانات. يحتاج كل مؤشر من مؤشرات الأداء الرئيسية إلى الحصول على مصدر بيانات محدد بوضوح حتى لا توجد مساحة رمادية في كيفية قياس كل منها وتتبعها.

تواتر الإبلاغ. قد يكون لمؤشرات الأداء الرئيسية المختلفة احتياجات مختلفة لإعداد التقارير، ولكن هناك قاعدة جيدة يجب اتباعها وهي الإبلاغ عنها على الأقل شهريًّا.

اختيار مؤشر الأداء

إن اختيار مؤشر الأداء المناسب للشركة يعتمد على نوع العمل الذي تقوم به، سيستخدم كل قسم أنواعًا مختلفة من مؤشرات الأداء الرئيسية لقياس النجاح بناءً على أهداف وغايات عمل محددة.

هناك العديد من أنواع مؤشرات الأداء الرئيسية التي يمكنك استخدامها في عملك. الخيط المشترك هو أنه بين كل هذه الأهداف يجب عليك استخدام الأهداف الأكثر منطقية لاستراتيجية عملك. تشمل أنواع مؤشرات الأداء الرئيسية ما يلي:

المؤشرات الكمية: هي المؤشرات التي يمكن تقديمها مع عدد.
المؤشرات النوعية: هي المؤشرات التي لا يمكن تقديمها كرقم.
المؤشرات الرائدة: هي المؤشرات التي يمكنها التنبؤ بنتيجة العملية.
المؤشرات المتأخرة: هي المؤشرات التي تقدم النجاح أو الفشل تنشر الغرض.
مؤشرات المدخلات: هي المؤشرات التي تقيس كمية الموارد المستهلكة أثناء توليد النتيجة.
المؤشرات العملية: وهي المؤشرات التي تمثل كفاءة أو إنتاجية العملية.
مؤشرات المخرجات: وهي المؤشرات التي تعكس نتائج أو نتائج أنشطة العملية.
المؤشرات العملية: هي المؤشرات التي تتفاعل مع عمليات الشركة الحالية.
مؤشرات اتجاهية: هي المؤشرات التي تحدد ما إذا كانت المنظمة تتحسن أم لا.
المؤشرات القابلة للتنفيذ: تكون هذه المؤشرات في سيطرة المنظمة بما يكفي لإحداث التغيير.
المؤشرات المالية: هي المؤشرات المستخدمة في قياس الأداء وعند النظر في مؤشر التشغيل.

- قد لا تكون مؤشرات الأداء الرئيسية المناسبة لك هي مؤشرات الأداء الرئيسية المناسبة لمؤسسة أخرى. تأكد من أنك بحثت عن أكبر عدد ممكن من مؤشرات الأداء الرئيسية لتحديد المؤشرات المناسبة لقطاعك. من هناك، حدد أهداف مؤشرات الأداء الرئيسية التي ستساعدك على زيادة فهم أهدافك وتحقيقها، ثم دمجها في قسمك. يجب أن تتوافق مؤشرات الأداء مع استراتيجيتك، وليس فقط صناعتك.

كيفية تطوير مؤشرات الأداء

تم إنشاء المنهجيات التي تم تدريسها في برنامج شهادات مؤشر الأداء لمساعدة المؤسسات على إعادة تصميم عملية قياس أدائها. تم تصميم هذه المنهجيات والأدوات العملية خطوة بخطوة لمساعدة المؤسسات:

ابدأ بالاستراتيجية

يجب أن تبدأ دائما مع الاستراتيجية. بدون وجود حصة ثابتة فيما يدور حوله ما تسعى شركتك إلى تحقيقه، فمن السهل للغاية أن تنتهي بقائمة طويلة للغاية من المؤشرات المحتملة التي تشعر أنها تستطيع أو ينبغي عليك قياسها.

لذلك تعمل استراتيجيتك كنقطة انطلاق لتصميم مؤشرات الأداء الرئيسية المناسبة - ولكن فقط إذا كانت واضحة. في كثير من الأحيان تقوم الشركات بإنشاء وثيقة استراتيجية من ٣٠ إلى ٤٠ صفحة لا يقرأها أحد أو يفهمها. هناك طريقة رائعة للتغلب على ذلك تتمثل في إنشاء استراتيجية بسيطة من صفحة واحدة. سيساعدك هذا في تحديد أهدافك بوضوح، ويساعدك على تحديد ما تحتاج إلى تنفيذه لتحقيقها.

حدد الأسئلة التي تحتاج إلى إجابات عليها

يؤدي ربط مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك إلى استراتيجيتك إلى زيادة تركيزك على الفور وجعل مؤشرات الأداء الرئيسية ذات الصلة أكثر وضوحًا. يؤدي تحديد الأسئلة التي تحتاج إلى إجابات عليها إلى تضييق نطاق تركيزك، لأن الأسئلة تعطي سياق المؤشرات.

لهذا السبب، بالإضافة إلى مؤشرات الأداء الرئيسية، أنصح العملاء دائمًا بالتفكير في مؤشرات الأداء الرئيسية: أسئلة الأداء الرئيسية. سيساعدك ذلك في تحديد البيانات التي تحتاج إلى جمعها، وبالتالي، ما هي مؤشرات الأداء الرئيسية التي ستجدها مفيدة للغاية. على سبيل المثال، إذا كنت تخطط لتنفيذ استراتيجية بسيطة لزيادة دخلك من خلال التركيز على أكثر المناطق ربحية في عملك، فيمكنك أن تسأل "من أين نحقق الربح وأي العمليات هي الأكثر تكلفة مقارنة بالعائدات التي نتلقاها؟"

بمجرد أن تكون واضحًا بشأن الأسئلة التي تحتاج إلى إجابة، يمكنك التأكد من أن كل مؤشر تختاره أو تصممه لاحقًا لا يرتبط باستراتيجيتك فحسب، بل يوفر أيضًا إجابات لأسئلة محددة للغاية من شأنها توجيه استراتيجيتك وإبلاغ قرارك صناعة.

تحديد احتياجات البيانات الخاصة بك

بمجرد معرفة الأسئلة التي تحاول الإجابة عليها، تحتاج إلى تحديد احتياجاتك من البيانات لتحديد مؤشرات الأداء الرئيسية أو المقاييس أو البيانات التي تحتاجها من أجل الإجابة على هذه الأسئلة.

في هذه المرحلة، ننسى الواقع للحظة وفكر في المعلومات والمعارف التي تريدها في عالم مثالي. بعد كل شيء، يمكن قياس كل شيء.

تقييم جميع البيانات الموجودة

بعد الانتهاء من إعداد بياناتك المثالية في الخطوة السابقة، قم بإجراء تحليل للثغرات من خلال مقارنة البيانات التي ترغب في الحصول عليها بشكل مثالي مع ما لديك بالفعل - وبهذه الطريقة يمكنك بسهولة رؤية ما هو مفقود. اسأل نفسك عما تحتاج إلى تغييره أو تعديله أو تنفيذه لضمان توافق مجموعة البيانات تمامًا مع الاستراتيجية وسيجيب على الأسئلة التي تحتاج إلى إجابة كاملة. ثم التوصل إلى المؤشرات الصحيحة لتحقيق تلك الأهداف.

تذكر أن معظم الشركات مليئة بالبيانات. غالبًا ما يتم جمع مؤشرات الأداء الرئيسية بالفعل لجميع أنواع الأسباب المختلفة بواسطة أقسام مختلفة ومديرين مختلفين. لذلك، من المنطقي تحديد ما إذا كان ما تحتاجه هو جمعه بالفعل من قبل شخص ما في مكان ما في العمل، أو ربما يتم جمعه تقريبًا، ومن شأن بعض التعديلات على عملية التجميع أن توفر ما تحتاجه بالضبط.

العثور على البيانات الداعمة الصحيحة

مؤشرات الأداء قوية للغاية في الأيدي اليمنى، لكن يتعين علينا أن نعترف بأن لدينا أيضًا إمكانية الوصول إلى كميات هائلة من البيانات الداعمة التي تكون ذات بصيرة ومفيدة مثل مؤشرات الأداء التقليدية. من خلال العثور على البيانات الداعمة الصحيحة - سواء كانت معلومات صناعية أو بيانات سكانية أو إحصائيات اتجاها، أو أي شيء آخر - يمكنك تثليث النتائج والتحقق منها.

إن تحديد البيانات في عالمنا، حيث يتم إنشاء كميات هائلة من المعلومات وتخزينها في كل دقيقة، يعني وجود قدر كبير من البيانات الداعمة التي يمكن أن توفر معلومات ذات صلة باستراتيجيتك. من خلال العثور على البيانات الداعمة الصحيحة، يمكنك فهم العالم بشكل أفضل، وبسرعة أكبر، مما يساعدك على اتخاذ قرارات أعمال أفضل وأسرع.

تحديد منهجية القياس الصحيح والتردد

إن معرفة ما تحتاج إليه هو شيء، وتحديد كيفية الوصول إلى تلك المعلومات وقياسها شيء آخر. العثور على منهجية القياس الصحيح أمر بالغ الأهمية. لذلك، بمجرد معرفة المعلومات التي تحتاج إلى جمعها، فإنك تحتاج إلى العثور على منهجية القياس الصحيحة للحصول عليها. هذا صحيح بشكل خاص إذا كان لديك لتطوير مؤشرات أداء جديدة أو تعديل الموجودة.

يُفضل دائمًا محاذاة تردد القياس مع كيفية وتوقيت استخدام البيانات في المؤسسة، لأن جميع البيانات لها "فترة صلاحية". وهذا يعني أن تردد القياس يجب أن يتماشى مع تكرار الإبلاغ. إذا لم يكن الأمر كذلك، فقد تفقد البيانات تأثيرها وأهميتها. على سبيل المثال، إذا قمت بجمع بيانات رضا العملاء عبر استبيان في الصيف وأبلغت عن النتائج في فصل الشتاء، فستكون النتائج بالفعل ستة أشهر.

مراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك

إذا لم تكن مؤشرات الأداء مفيدة في مساعدتك أنت أو الآخرين في عملك على اتخاذ قرارات أفضل ، والتي بدورها ستعمل على تحسين أداء عملك ، فإنها مجرد ضوضاء. لذلك ، يتعين عليك مراجعة المقاييس التي تقيسها باستمرار للتأكد من أنها مفيدة حقًا وأنك لا تقضي ساعات في قياس البيانات لمجرد تحديد المربعات.

عند استخدامها بشكل صحيح، توفر مؤشرات الأداء الرئيسية أداة حيوية لتحسين الأداء واتخاذ قرارات أعمال أفضل واكتساب ميزة تنافسية. آمل أن تساعد هذه الخطوات العشر في إزالة سرقة مؤشرات الأداء الرئيسية وتوفير إطار عمل بسيط لجعل مؤشرات الأداء الرئيسية تعمل في عملك.

أخطاء تقع فيها الشركات خلال تصميم مؤشرات الأداء

١- عدم ربط مؤشرات الأداء الرئيسية باستراتيجيتك

تكون مؤشرات الأداء الرئيسية مفيدة حقًا فقط إذا كانت متوافقة مع استراتيجيتك وأبلغت عن اتخاذ القرارات الاستراتيجية. أي شيء آخر هو مجرد خلع الملابس نافذة. عندما لا تكون مؤشرات الأداء الرئيسية مرتبطة باستراتيجيتك، فإنك تهدر الكثير من الوقت والمال في جمع المعلومات التي لن تفيد الأعمال.

تعد مؤشرات الأداء الرئيسية مفيدة إذا كانت توفر معلومات مهمة ذات صلة بعملك. وبالتالي، بمجرد أن تعرف ما تحاول تحقيقه في عملك، يجب عليك استخدام هذه الأهداف لمساعدتك في تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية ذات الصلة.

٢- قياس كل ما هو سهل القياس

لسوء الحظ، غالبًا ما يكون هناك انفصال بين ما إذا كان يمكن قياس شيء ما وما إذا كان ينبغي قياسه. لذلك، أحد أكبر الأخطاء التي يرتكبها الأشخاص مع مؤشرات الأداء الرئيسية هو قياس كل شيء يسهل قياسه، بغض النظر عن مدى صلته بالعمل.

٣- عدم فصل مؤشرات الأداء الاستراتيجي عن البيانات الأخرى

لا يوجد نقص في البيانات والمعلومات داخل معظم الشركات، بدءًا من البيانات المالية والمبيعات إلى بيانات العميل والامتثال. ومع ذلك، فإن المشكلة تكمن في أنه في كثير من الأحيان، يتم جمع كل مؤشرات الأداء الرئيسية معًا في تقرير واحد طويل من مؤشرات الأداء أو لوحة القيادة غير القابلة للتشفير. قادة الأعمال وصناع القرار هم فقراء الوقت؛ لا يريدون أن يتنقلوا عبر صفحات وصفحات مؤشرات الأداء الرئيسية لاستكشاف الصفحات المهمة بالفعل. نتيجة لذلك، يتم فقد تلك التي يمكنها توجيه الاستراتيجية وإبلاغ القرارات بشكل فعلي في بحر من المعلومات التي لا صلة لها.

٣- عدم إشراك المديرين التنفيذيين في اختيار مؤشرات الأداء

في كثير من الأحيان يتم تعيين مؤشرات الأداء الرئيسية من قبل إدارات العمليات والاستراتيجية. ينظرون إلى الصورة الكبيرة ويقررون الاستراتيجية. هذه مشكلة لأنها قد لا تكون قادرة على رؤية المشاكل التي تواجه كل قسم ، وسوف ننظر فقط في الأرقام.

٤- التركيز على الأنشطة وليس النتائج

خطأ حاسم آخر هو استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية التي تركز على أنشطة الأعمال. على سبيل المثال، "عدد تفاعلات العملاء" أو "عدد العناصر المنتجة" أو "ساعات العمل" كلها مقاييس قائمة على النشاط.

لماذا هذا خطأ؟ لأنه يركز على المهام بدلاً من النتائج. لكي تكون مؤشرات الأداء الرئيسية فعالة حقًا، يجب أن تركز على النتائج المرجوة. ويشمل ذلك الأهداف قصيرة الأجل وكذلك الأهداف الاستراتيجية طويلة الأجل.

بعض الأمثلة على النتائج التي قد ترغب الشركة في مراقبتها تشمل "العملاء يقدرون منتجاتنا وخدماتنا" و "موظفونا منشغلون" و "عملائنا لديهم تجارب رائعة معنا". ترى كيف تركز هذه على النتيجة المرجوة وليس على الأنشطة؟

عندما نتطلع إلى وضع تدابير حول النتائج التي نرغب في تحقيقها، فإنها تجبرنا على التفكير بجدية في الحالة النهائية التي نريد الوصول إليها. هذا، بدوره، يجعل من الأسهل تحديد تدابير ذات مغزى لتلك النتائج. باستخدام الأمثلة المذكورة أعلاه، للحصول على نتيجة:

"يقدّر العملاء منتجاتنا وخدماتنا:" قد نفكر في قياس نقاط صافي المروّج أو قياس السمعة التنظيمية
"موظفونا منشغلون:" قد نفكر في قياس رضا الموظفين، أو معدلات دوران الموظفين
"عملائنا لديهم تجارب رائعة معنا:" يمكننا قياس جهد العميل أو وقت دورة رحلة العميل.

وتركز التدابير على النتائج التي نريد تحقيقها. بالطبع، يمكننا بعد ذلك وضع أهداف محددة لكل من هذه التدابير.

المراجع:

← Older Post Newer Post →